Meetings mit KI protokollieren klingt verlockend: Sie diskutieren, die Software hört zu, und kurz nach dem letzten Wort liegt das Protokoll im Postfach. Mit Beschlüssen, Aufgaben und Verantwortlichen.
Doch bevor die Maschine mitschreibt, muss eine Frage geklärt sein, die keine Software für Sie beantwortet: Dürfen Sie das Gespräch überhaupt aufnehmen? Das Strafgesetzbuch ist hier deutlicher, als viele denken. Und weil ein Protokoll festhält, wer was gesagt hat, gilt zugleich das Datenschutzgesetz.
Wir zeigen, wie ein KI-Protokoll entsteht, was Strafrecht und Datenschutz verlangen und wie Sie die Technik mit klaren Spielregeln einführen.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein KI-Protokoll entsteht in drei Schritten: Aufnahme, Transkript und eine Zusammenfassung mit Beschlüssen und Aufgaben.
- Wer an einem nichtöffentlichen Gespräch teilnimmt und es ohne Einwilligung der anderen Beteiligten aufnimmt, kann sich nach Art. 179ter StGB strafbar machen.
- Laut EDÖB gehört die Einwilligung vor die Aufzeichnung; sie muss möglichst klar über Aufnahme und Zweck informieren.
- Daneben gilt das DSG: Betroffene grundsätzlich informieren, den Zweck festlegen und Daten löschen, sobald sie nicht mehr nötig sind.
- Bei Transkriptionsdiensten zählen vor allem Bearbeitungsort, Training mit Ihren Inhalten und Speicherdauer.
Vom Gespräch zum KI-Protokoll: So schreibt die Maschine mit
Aufnehmen, verschriften, verdichten
Zuerst wird das Gespräch aufgenommen: über das Mikrofon im Sitzungszimmer, die Videokonferenz oder einen digitalen Teilnehmer im Meeting. Eine Spracherkennung, wie Sie sie von KI-Sprachassistenten kennen, macht daraus ein Transkript. Ein Sprachmodell verdichtet den Text dann zu Zusammenfassung, Beschlüssen und Aufgaben.
Was ein gutes Protokoll enthält
Ein gutes KI-Protokoll ist kein Wortprotokoll. Es beantwortet drei Fragen: Was wurde entschieden? Wer erledigt was bis wann? Was ist offen geblieben? Kurz: weniger Wortlaut, mehr Ergebnis.
Der Mensch hat das letzte Wort
Spracherkennung kann sich verhören, gerade bei Namen, Zahlen, Fachbegriffen und Mundart. Und ein Sprachmodell erkennt Ironie nicht immer: Aus einem spöttischen «Super Idee» wird im schlimmsten Fall ein Beschluss. Das Protokoll ist deshalb ein Entwurf, den die Sitzungsleitung prüft und freigibt.
Aufzeichnen erlaubt? Was das Strafrecht verlangt
Laut dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) gelten für Gesprächsaufnahmen zwei Gesetze nebeneinander: das Strafgesetzbuch und das Datenschutzgesetz.
Ohne Einwilligung keine Aufnahme
Nach Art. 179ter StGB wird bestraft, wer als Gesprächsteilnehmer ein nichtöffentliches Gespräch ohne Einwilligung der anderen Beteiligten auf einen Tonträger aufnimmt: auf Antrag mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.
Für das Abhören oder Aufnehmen fremder Gespräche sieht Art. 179bis Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe vor.
Wichtig für KI-Protokolle: Erfasst ist auch, wer eine solche Aufnahme aufbewahrt, auswertet oder Dritten zugänglich macht, obwohl er weiss oder annehmen muss, dass sie strafbar aufgenommen wurde. Eine heimliche Aufnahme wird also nicht besser, weil eine KI sie zusammenfasst.
Vorher fragen, nicht nachher
Für die Straflosigkeit ist laut EDÖB eine gültige Einwilligung zentral. Sie muss möglichst klar über die Aufzeichnung und deren Zweck informieren. Und sie gehört vor die Aufnahme, damit Betroffene widersprechen können.
Schon 2020 hielt der EDÖB in einem Merkblatt zu Videokonferenzen fest: Teilnehmende müssen sich ohne Nachteile gegen eine Aufzeichnung aussprechen und das Meeting allenfalls verlassen können.
Die Ausnahmen sind eng
Ausdrücklich straflos sind nur zwei Arten von Telefonaufnahmen: Gespräche mit Hilfs-, Rettungs- und Sicherheitsdiensten sowie Geschäftsgespräche über Bestellungen, Aufträge, Reservationen und Ähnliches (Art. 179quinquies StGB). Reklamationen oder umfangreichere Vertragsverhandlungen fallen laut EDÖB nicht darunter.
Selbst diese Aufnahmen dürfen nur zur Beweisführung verwertet werden (Art. 179quinquies Abs. 2); eine weitergehende Auswertung ist laut EDÖB unzulässig. Fürs gewöhnliche Teammeeting heisst das: erst fragen, dann aufnehmen.
Datenschutz beim KI-Protokoll: Was das DSG verlangt
Ein Protokoll hält fest, wer was gesagt hat. Damit bearbeiten Sie Personendaten, und es gilt das Datenschutzgesetz (DSG), auch wenn ein Dienst nur live transkribiert und keinen Ton speichert. Den Überblick gibt unser Beitrag zu KI und Datenschutz.
Informieren und den Zweck festlegen
Als Verantwortliche informieren Sie die Teilnehmenden grundsätzlich mindestens über Ihre Identität und Kontaktdaten, den Zweck, gegebenenfalls die Empfängerinnen und Empfänger und, bei Auslandsbekanntgabe, den Staat (Art. 19).
Der Zweck bindet: Was fürs Sitzungsprotokoll beschafft wurde, dürfen Sie nur so weiterbearbeiten, wie es mit diesem Zweck vereinbar ist (Art. 6 Abs. 3).
Für Mitarbeitende kommt das Arbeitsrecht hinzu: Überwachungs- und Kontrollsysteme, die das Verhalten am Arbeitsplatz überwachen sollen, dürfen nicht eingesetzt werden (Art. 26 ArGV 3). Nutzen Sie KI-Protokolle deshalb zur Dokumentation, nicht zur Verhaltenskontrolle, etwa über Redezeiten einzelner Personen.
Aufbewahren nur so lange wie nötig
Personendaten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind (Art. 6 Abs. 4). Legen Sie also selbst fest, wann Tonaufnahme, Transkript und Protokoll gelöscht werden, und sichern Sie sie angemessen, etwa mit klaren Zugriffsrechten (Art. 8).
Sensible Sitzungen besonders schützen
Personalgespräche oder Gesundheitsthemen sind heikel: Daten über die Gesundheit gelten als besonders schützenswert (Art. 5 lit. c). Bei möglichem hohem Risiko verlangt das DSG grundsätzlich vorgängig eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 22). Unsere Empfehlung: Nehmen Sie solche Sitzungen von der automatischen Aufzeichnung aus.
KI-Protokolle im Team einführen: Werkzeug und Spielregeln
Den Transkriptionsdienst prüfen
Entscheidend ist der Weg der Daten. Bei internationalen Anbietern hängen Bearbeitungsort, anwendbares Recht und die Nutzung der eingegebenen Inhalte von den jeweiligen Vertragsbedingungen ab. Klären Sie deshalb drei Punkte:
- Bearbeitungsort: Wo werden Ton, Transkript und Protokoll bearbeitet und gespeichert, auch in Sicherungskopien?
- Training: Verwendet der Anbieter Ihre Inhalte, um Modelle zu trainieren oder zu verbessern?
- Speicherdauer: Wie lange bewahrt der Dienst Aufnahmen auf, und können Sie sie selbst löschen?
Warum der Serverstandort allein nicht alles beantwortet, zeigt unser Beitrag zum CLOUD Act.
Spielregeln festlegen und kommunizieren
Hilfreich sind wenige, klare Regeln:
- Einwilligung vor Aufnahme oder Transkription einholen und dokumentieren.
- Zu Beginn ankündigen, dass ein KI-Protokoll entsteht, und Widerspruch respektieren.
- Zweck, Speicherdauer und Zugriffsrechte festlegen.
- Jedes Protokoll vor dem Versand prüfen und freigeben lassen.
Greift dagegen jemand auf eigene Faust zur Gratis-App, entsteht genau die Schatten-KI, die klare Regeln verhindern sollen.
Ein gutes KI-Protokoll beginnt vor der Aufnahme
Meetings mit KI zu protokollieren, kann Nachbereitung ersparen. Das gelingt aber nur, wenn die Grundlage stimmt: Einwilligung vor der Aufnahme, klare Regeln für Zweck und Löschung und ein Werkzeug, dem Sie vertrauliche Gespräche anvertrauen können.
Wir bei BE BRAVE bieten für die Meeting-Dokumentation EagleNOTER an. EagleNOTER dokumentiert Meetings, Gespräche und Interviews automatisch. Die Lösung transkribiert Schweizerdeutsch und Standardsprache, erstellt strukturierte Zusammenfassungen, Aufgaben und Beschlüsse und kann eigenständig oder in Verbindung mit EagleCHAT und EagleHUB eingesetzt werden.
Sämtliche KI-Verarbeitung erfolgt auf unseren eigenen Servern in der Schweiz. Ihre Inhalte werden nicht zum Training, Fine-Tuning oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet – weder durch BE BRAVE AG noch durch eingesetzte Modellanbieter.
Die Einwilligung der Teilnehmenden und die Regeln in Ihrem Unternehmen nimmt Ihnen allerdings keine Software ab.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.
FAQ
Darf man ein Meeting ohne Zustimmung mit KI protokollieren?
Eine Tonaufnahme eines nichtöffentlichen Gesprächs ohne Einwilligung der anderen Beteiligten kann nach Art. 179ter StGB strafbar sein. Ausdrücklich straflos sind nur bestimmte Telefonaufnahmen, etwa bei Bestellungen oder Gesprächen mit Rettungsdiensten.
Reicht ein Hinweis in der Einladung zum Meeting?
Er ist ein guter Anfang. Laut EDÖB muss die Einwilligung vor der Aufzeichnung vorliegen und möglichst klar über Aufnahme und Zweck informieren. Wiederholen Sie den Hinweis deshalb zu Beginn und halten Sie die Zustimmung fest.
Wie lange darf man ein KI-Protokoll aufbewahren?
Eine feste Frist nennt das DSG nicht. Personendaten sind zu vernichten oder zu anonymisieren, sobald sie für den Zweck nicht mehr nötig sind. Für die Tonaufnahme kann das schon nach der Freigabe des Protokolls der Fall sein.
Muss ein KI-Protokoll von einem Menschen geprüft werden?
Wir empfehlen es dringend. Spracherkennung und Sprachmodelle machen Fehler, und das DSG verlangt, dass Sie sich über die Richtigkeit von Personendaten vergewissern (Art. 6 Abs. 5).
