Verbalizzare le riunioni con l’IA è un’idea allettante: voi discutete, il software ascolta e poco dopo l’ultima parola il verbale è già nella vostra casella di posta. Con decisioni, compiti e responsabili.
Ma prima che la macchina prenda appunti, va chiarita una domanda a cui nessun software può rispondere al posto vostro: avete davvero il diritto di registrare la conversazione? Il Codice penale svizzero (CP) è più chiaro su questo punto di quanto molti pensino. E poiché un verbale fissa chi ha detto che cosa, si applica al tempo stesso la legge federale sulla protezione dei dati (LPD).
Vi mostriamo come nasce un verbale IA, che cosa richiedono il diritto penale e la protezione dei dati e come introdurre la tecnologia con regole del gioco chiare.
In sintesi
- Un verbale IA nasce in tre fasi: registrazione, trascrizione e un riepilogo con decisioni e compiti.
- Chi partecipa a una conversazione non pubblica e la registra senza il consenso degli altri interlocutori può rendersi punibile secondo l’art. 179ter CP.
- Secondo l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT), il consenso va ottenuto prima della registrazione e deve informare nel modo più chiaro possibile sulla registrazione e sul suo scopo.
- Si applica inoltre la LPD: di norma informare le persone interessate, stabilire lo scopo e cancellare i dati appena non sono più necessari.
- Per i servizi di trascrizione contano soprattutto il luogo di elaborazione, l’addestramento con i vostri contenuti e la durata di conservazione.
Dalla conversazione al verbale IA: così la macchina prende appunti
Registrare, trascrivere, sintetizzare
Prima la conversazione viene registrata: tramite il microfono della sala riunioni, la videoconferenza o un partecipante digitale alla riunione. Un sistema di riconoscimento vocale, come quello che conoscete dagli assistenti vocali basati sull’IA, ne ricava una trascrizione. Un modello linguistico condensa poi il testo in un riepilogo, decisioni e compiti.
Che cosa contiene un buon verbale
Un buon verbale IA non è un verbale integrale. Risponde a tre domande: che cosa è stato deciso? Chi fa che cosa ed entro quando? Che cosa è rimasto in sospeso? In breve: meno testo parola per parola, più risultati.
L’ultima parola spetta all’essere umano
Il riconoscimento vocale può capire male, soprattutto nomi, cifre, termini tecnici e dialetto. E un modello linguistico non sempre coglie l’ironia: nel peggiore dei casi, un «Ottima idea» detto con sarcasmo diventa una decisione. Il verbale è quindi una bozza che chi presiede la riunione verifica e approva.
Registrare è consentito? Che cosa richiede il diritto penale
Secondo l’IFPDT, alle registrazioni di conversazioni si applicano due leggi in parallelo: il Codice penale e la LPD.
Senza consenso nessuna registrazione
Secondo l’art. 179ter CP, chiunque, senza l’assenso degli altri interlocutori, registra su un supporto del suono una conversazione non pubblica cui partecipi è punito, a querela di parte, con una pena detentiva sino a un anno o con una pena pecuniaria.
Per l’ascolto o la registrazione di conversazioni altrui, l’art. 179bis prevede una pena detentiva sino a tre anni o una pena pecuniaria.
Importante per i verbali IA: è punibile anche chi conserva, sfrutta o rende accessibile a un terzo una simile registrazione, pur sapendo o dovendo presumere che sia stata eseguita mediante un reato. Una registrazione segreta, insomma, non diventa migliore perché la riassume un’IA.
Chiedere prima, non dopo
Secondo l’IFPDT, per l’impunibilità è cruciale un consenso valido. Deve informare nel modo più chiaro possibile sulla registrazione e sul suo scopo. E va ottenuto prima della registrazione, affinché le persone interessate possano opporsi.
Già nel 2020 l’IFPDT rilevava in una scheda informativa sulle videoconferenze: i partecipanti devono poter dichiararsi contrari a una registrazione senza subire pregiudizi ed eventualmente lasciare la riunione.
Le eccezioni sono limitate
Sono espressamente non punibili solo due tipi di registrazioni telefoniche: le conversazioni con servizi d’assistenza, di salvataggio o di sicurezza e le conversazioni d’affari su ordinazioni, mandati, prenotazioni e operazioni analoghe (art. 179quinquies CP). Secondo l’IFPDT, reclami o trattative contrattuali più ampie non vi rientrano.
Anche queste registrazioni possono essere utilizzate esclusivamente per l’assunzione delle prove (art. 179quinquies cpv. 2); secondo l’IFPDT, un’analisi che vada oltre non è consentita. Per la normale riunione di team significa: prima chiedere, poi registrare.
Protezione dei dati nel verbale IA: che cosa richiede la LPD
Un verbale fissa chi ha detto che cosa. In questo modo trattate dati personali e si applica la LPD, anche se un servizio si limita a trascrivere in diretta senza salvare l’audio. Una panoramica è offerta dal nostro articolo su IA e protezione dei dati.
Informare e stabilire lo scopo
In qualità di titolari del trattamento, di norma informate i partecipanti almeno sulla vostra identità e sui vostri dati di contatto, sullo scopo, se del caso sui destinatari e, in caso di comunicazione all’estero, sullo Stato destinatario (art. 19).
Lo scopo vincola: ciò che è stato raccolto per il verbale della riunione può essere trattato ulteriormente soltanto in modo compatibile con tale scopo (art. 6 cpv. 3).
Per i collaboratori si aggiunge il diritto del lavoro: non è ammessa l’applicazione di sistemi di sorveglianza e di controllo del comportamento dei lavoratori sul posto di lavoro (art. 26 dell’ordinanza 3 concernente la legge sul lavoro, OLL 3). Utilizzate quindi i verbali IA per documentare, non per controllare i comportamenti, ad esempio attraverso il tempo di parola delle singole persone.
Conservare solo per il tempo necessario
I dati personali sono distrutti o resi anonimi appena non sono più necessari per lo scopo (art. 6 cpv. 4). Stabilite quindi voi stessi quando cancellare registrazione audio, trascrizione e verbale, e proteggeteli in modo adeguato, ad esempio con diritti di accesso chiari (art. 8).
Proteggere in modo particolare le riunioni sensibili
I colloqui con il personale o i temi legati alla salute sono delicati: i dati sulla salute sono considerati degni di particolare protezione (art. 5 lett. c). Se il trattamento può comportare un rischio elevato, la LPD richiede di norma previamente una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (art. 22). Il nostro consiglio: escludete queste riunioni dalla registrazione automatica.
Introdurre i verbali IA nel team: strumento e regole del gioco
Verificare il servizio di trascrizione
Decisivo è il percorso dei dati. Con i fornitori internazionali, il luogo di elaborazione, il diritto applicabile e l’utilizzo dei contenuti inseriti dipendono dalle rispettive condizioni contrattuali. Chiarite quindi tre punti:
- Luogo di elaborazione: dove vengono elaborati e archiviati audio, trascrizione e verbale, anche nelle copie di backup?
- Addestramento: il fornitore utilizza i vostri contenuti per addestrare o migliorare modelli?
- Durata di conservazione: per quanto tempo il servizio conserva le registrazioni e potete cancellarle voi stessi?
Il nostro articolo sul CLOUD Act spiega perché l’ubicazione dei server da sola non risponde a tutte le domande.
Stabilire e comunicare le regole del gioco
Sono utili poche regole chiare:
- Ottenere e documentare il consenso prima della registrazione o della trascrizione.
- Annunciare all’inizio che verrà redatto un verbale IA e rispettare eventuali opposizioni.
- Stabilire scopo, durata di conservazione e diritti di accesso.
- Far verificare e approvare ogni verbale prima dell’invio.
Se invece qualcuno ricorre di propria iniziativa a un’app gratuita, nasce proprio quella shadow AI (letteralmente «IA ombra») che regole chiare dovrebbero impedire.
Un buon verbale IA inizia prima della registrazione
Verbalizzare le riunioni con l’IA può far risparmiare lavoro di rielaborazione. Ma funziona solo se le basi sono giuste: consenso prima della registrazione, regole chiare su scopo e cancellazione e uno strumento a cui potete affidare conversazioni riservate.
Noi di BE BRAVE offriamo EagleNOTER per la documentazione delle riunioni. EagleNOTER documenta automaticamente riunioni, conversazioni e interviste. La soluzione trascrive lo svizzero tedesco e la lingua standard, crea riepiloghi strutturati, attività e decisioni e può essere utilizzata autonomamente o insieme a EagleCHAT ed EagleHUB.
Tutta l’elaborazione IA avviene sui nostri server in Svizzera. I vostri contenuti non vengono utilizzati per l’addestramento, il fine-tuning o il miglioramento di modelli di IA – né da BE BRAVE AG né dai fornitori di modelli impiegati.
Il consenso dei partecipanti e le regole nella vostra azienda, però, nessun software può gestirli al posto vostro.
Questo articolo ha carattere informativo generale e non sostituisce una consulenza legale.
FAQ
Si può verbalizzare una riunione con l’IA senza consenso?
La registrazione audio di una conversazione non pubblica senza il consenso degli altri interlocutori può essere punibile secondo l’art. 179ter CP. Sono espressamente non punibili solo determinate registrazioni telefoniche, ad esempio per ordinazioni o conversazioni con servizi di salvataggio.
Basta un avviso nell’invito alla riunione?
È un buon inizio. Secondo l’IFPDT, il consenso deve essere ottenuto prima della registrazione e informare nel modo più chiaro possibile sulla registrazione e sul suo scopo. Ripetete quindi l’avviso all’inizio e mettete agli atti il consenso.
Per quanto tempo si può conservare un verbale IA?
La LPD non stabilisce un termine fisso. I dati personali vanno distrutti o resi anonimi appena non sono più necessari per lo scopo. Per la registrazione audio, ciò può avvenire già dopo l’approvazione del verbale.
Un verbale IA deve essere verificato da una persona?
Lo raccomandiamo vivamente. Il riconoscimento vocale e i modelli linguistici commettono errori, e la LPD richiede che vi accertiate dell’esattezza dei dati personali (art. 6 cpv. 5).
