Rédiger le procès-verbal de vos réunions avec l’IA, voilà qui est tentant : vous discutez, le logiciel écoute et, peu après le dernier mot, le procès-verbal arrive dans votre boîte de réception. Avec les décisions, les tâches et les responsables.
Mais avant que la machine ne prenne des notes, il faut régler une question à laquelle aucun logiciel ne répondra à votre place : avez-vous seulement le droit d’enregistrer la conversation ? Le Code pénal suisse (CP) est plus clair sur ce point que beaucoup ne le pensent. Et comme un procès-verbal consigne qui a dit quoi, la loi fédérale sur la protection des données (LPD) s’applique en même temps.
Nous montrons comment naît un procès-verbal IA, ce qu’exigent le droit pénal et la protection des données, et comment introduire la technologie avec des règles du jeu claires.
L’essentiel en bref
- Un procès-verbal IA se fait en trois étapes : enregistrement, transcription et synthèse avec les décisions et les tâches.
- Quiconque participe à une conversation non publique et l’enregistre sans le consentement des autres interlocuteurs peut se rendre punissable en vertu de l’art. 179ter CP.
- Selon le PFPDT, le consentement doit précéder l’enregistrement ; il doit renseigner aussi clairement que possible sur l’enregistrement et sa finalité.
- La LPD s’applique en outre : en principe, informer les personnes concernées, fixer la finalité et supprimer les données dès qu’elles ne sont plus nécessaires.
- Pour les services de transcription, ce qui compte avant tout, c’est le lieu de traitement, l’entraînement avec vos contenus et la durée de conservation.
De la conversation au procès-verbal IA : comment la machine prend des notes
Enregistrer, transcrire, condenser
La conversation est d’abord enregistrée : par le micro de la salle de réunion, par la visioconférence ou par un participant numérique à la réunion. Une reconnaissance vocale, comme celle des assistants vocaux IA que vous connaissez, en tire une transcription. Un modèle de langage condense ensuite le texte en une synthèse, des décisions et des tâches.
Ce que contient un bon procès-verbal
Un bon procès-verbal IA n’est pas un procès-verbal intégral. Il répond à trois questions : qu’est-ce qui a été décidé ? Qui fait quoi, et pour quand ? Qu’est-ce qui reste en suspens ? En bref : moins de verbatim, plus de résultats.
L’humain a le dernier mot
La reconnaissance vocale peut mal entendre, notamment les noms, les chiffres, les termes techniques et le dialecte. Et un modèle de langage ne détecte pas toujours l’ironie : dans le pire des cas, un « super idée » moqueur devient une décision. Le procès-verbal est donc un projet que la personne qui dirige la séance vérifie et valide.
Enregistrer, est-ce permis ? Ce qu’exige le droit pénal
Selon le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), deux lois s’appliquent en parallèle aux enregistrements de conversations : le Code pénal et la LPD.
Pas d’enregistrement sans consentement
Selon l’art. 179ter CP, quiconque, sans le consentement des autres interlocuteurs, enregistre sur un porteur de son une conversation non publique à laquelle il prend part est puni, sur plainte, d’une peine privative de liberté d’un an au plus ou d’une peine pécuniaire.
Pour l’écoute ou l’enregistrement de conversations entre d’autres personnes, l’art. 179bis prévoit une peine privative de liberté de trois ans au plus ou une peine pécuniaire.
Point important pour les procès-verbaux IA : est également visé quiconque conserve un tel enregistrement, en tire profit ou le rend accessible à un tiers, alors qu’il sait ou doit présumer qu’il a été réalisé au moyen d’une infraction. Un enregistrement secret ne devient donc pas plus acceptable parce qu’une IA le résume.
Demander avant, pas après
Selon le PFPDT, un consentement valable est essentiel pour ne pas être punissable. Il doit renseigner aussi clairement que possible sur l’enregistrement et sa finalité. Et il doit être obtenu avant l’enregistrement, afin que les personnes concernées puissent s’y opposer.
Dès 2020, le PFPDT relevait dans un feuillet thématique sur les visioconférences : les participants doivent pouvoir s’opposer à un enregistrement sans subir de préjudice et, si nécessaire, quitter la réunion.
Les exceptions sont étroites
Seuls deux types d’enregistrements téléphoniques sont expressément non punissables : les conversations avec des services d’assistance, de secours ou de sécurité, et les conversations d’affaires portant sur des commandes, des mandats, des réservations ou d’autres transactions commerciales de même nature (art. 179quinquies CP). Selon le PFPDT, les réclamations ou les négociations contractuelles importantes n’en font pas partie.
Même ces enregistrements ne peuvent être utilisés que comme moyens de preuve (art. 179quinquies, al. 2) ; selon le PFPDT, toute exploitation allant au-delà est interdite. Pour une réunion d’équipe ordinaire, cela signifie : d’abord demander, ensuite enregistrer.
Protection des données et procès-verbal IA : ce qu’exige la LPD
Un procès-verbal consigne qui a dit quoi. Vous traitez donc des données personnelles, et la loi fédérale sur la protection des données (LPD) s’applique, même si un service ne fait que transcrire en direct sans enregistrer le son. Notre article sur l’IA et la protection des données donne une vue d’ensemble.
Informer et fixer la finalité
En tant que responsable du traitement, vous informez en principe les participants au moins de votre identité et de vos coordonnées, de la finalité, le cas échéant des destinataires et, en cas de communication à l’étranger, de l’État concerné (art. 19).
La finalité est contraignante : ce qui a été collecté pour le procès-verbal de séance ne peut être traité ultérieurement que de manière compatible avec cette finalité (art. 6, al. 3).
Pour les collaborateurs, le droit du travail s’y ajoute : il est interdit d’utiliser des systèmes de surveillance ou de contrôle destinés à surveiller le comportement au poste de travail (art. 26 OLT 3). Utilisez donc les procès-verbaux IA pour documenter, et non pour contrôler les comportements, par exemple au moyen du temps de parole de chaque personne.
Ne conserver que le temps nécessaire
Les données personnelles sont détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard de la finalité (art. 6, al. 4). Fixez donc vous-même quand l’enregistrement audio, la transcription et le procès-verbal seront supprimés, et protégez-les de manière adéquate, par exemple avec des droits d’accès clairs (art. 8).
Protéger particulièrement les séances sensibles
Les entretiens RH ou les questions de santé sont délicats : les données sur la santé sont des données sensibles (art. 5, let. c). Lorsqu’un risque élevé est possible, la LPD exige en principe au préalable une analyse d’impact relative à la protection des données personnelles (art. 22). Notre recommandation : excluez ces séances de l’enregistrement automatique.
Introduire les procès-verbaux IA dans l’équipe : outil et règles du jeu
Examiner le service de transcription
Le chemin des données est déterminant. Chez les fournisseurs internationaux, le lieu de traitement, le droit applicable et l’utilisation des contenus saisis dépendent des conditions contractuelles respectives. Clarifiez donc trois points :
- Lieu de traitement : où le son, la transcription et le procès-verbal sont-ils traités et stockés, y compris dans les copies de sauvegarde ?
- Entraînement : le fournisseur utilise-t-il vos contenus pour entraîner ou améliorer des modèles ?
- Durée de conservation : combien de temps le service conserve-t-il les enregistrements, et pouvez-vous les supprimer vous-même ?
Notre article sur le CLOUD Act montre pourquoi l’emplacement des serveurs ne répond pas à lui seul à toutes les questions.
Fixer des règles du jeu et les communiquer
Quelques règles claires sont utiles :
- Obtenir et documenter le consentement avant l’enregistrement ou la transcription.
- Annoncer au début qu’un procès-verbal IA sera établi, et respecter les oppositions.
- Fixer la finalité, la durée de conservation et les droits d’accès.
- Faire vérifier et valider chaque procès-verbal avant son envoi.
Si, en revanche, quelqu’un recourt de sa propre initiative à une application gratuite, on obtient exactement le shadow AI (IA fantôme) que des règles claires doivent empêcher.
Un bon procès-verbal IA commence avant l’enregistrement
Rédiger le procès-verbal des réunions avec l’IA peut épargner du travail de suivi. Mais cela ne fonctionne que si les bases sont solides : consentement avant l’enregistrement, règles claires pour la finalité et l’effacement, et un outil auquel vous pouvez confier des conversations confidentielles.
Chez BE BRAVE, nous proposons EagleNOTER pour la documentation des réunions. EagleNOTER documente automatiquement les réunions, conversations et entretiens. La solution transcrit le suisse allemand et la langue standard, crée des synthèses structurées, des tâches et des décisions, et peut être utilisée de manière autonome ou avec EagleCHAT et EagleHUB.
L’ensemble du traitement IA s’effectue sur nos propres serveurs en Suisse. Vos contenus ne sont pas utilisés pour l’entraînement, le fine-tuning ou l’amélioration de modèles d’IA – ni par BE BRAVE AG ni par les fournisseurs de modèles utilisés.
Le consentement des participants et les règles de votre entreprise, en revanche, aucun logiciel ne s’en charge à votre place.
Cet article est fourni à titre d’information générale et ne remplace pas un conseil juridique.
FAQ
Peut-on rédiger le procès-verbal d’une réunion avec l’IA sans consentement ?
L’enregistrement audio d’une conversation non publique sans le consentement des autres interlocuteurs peut être punissable en vertu de l’art. 179ter CP. Seuls certains enregistrements téléphoniques sont expressément non punissables, par exemple pour des commandes ou des conversations avec des services de secours.
Une mention dans l’invitation à la réunion suffit-elle ?
C’est un bon début. Selon le PFPDT, le consentement doit être obtenu avant l’enregistrement et renseigner aussi clairement que possible sur l’enregistrement et sa finalité. Répétez donc la mention au début de la réunion et consignez l’accord des participants.
Combien de temps peut-on conserver un procès-verbal IA ?
La LPD ne fixe pas de délai précis. Les données personnelles doivent être détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard de la finalité. Pour l’enregistrement audio, cela peut déjà être le cas après la validation du procès-verbal.
Un procès-verbal IA doit-il être vérifié par un humain ?
Nous le recommandons vivement. La reconnaissance vocale et les modèles de langage font des erreurs, et la LPD exige que vous vous assuriez de l’exactitude des données personnelles (art. 6, al. 5).
